PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

                La necesidad de comprar ....

Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que cumplir con las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el almacenamiento deberá mantenerse también a un nivel económico. Estas funciones constituyen la necesidad de comprar. 

PLANEACIÓN Y PRONÓSTICOS DE COMPRAS

 La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. 
 La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de Compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades ya los peligros. Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirán en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales.

LOS OBJETIVOS

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Mejor precio Este elemento requiere de una atención principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores: 

- Costo de materiales.

- Costo de mano de obra.

 - Costo de indirectos.

- Costo de operación.

- Volumen de compra.

 - Facilidades de producción.

- Condiciones del mercado.

- Situación geográfica.

 - Transportación.

 - Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.).

 Es necesario llevar a cabo un cabo un cabo un control de los factores mencionados debido a que en esta época inflacionaria son elementos variables en la estructuración de un precio de venta o de compra.

La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego, deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y las cuales deben ajustarse al comprador. 

VOLUMEN DE COMPRAS

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos.

Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc

SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

 Existen tres métodos de control de inventarios.

•  El primero es aquél en que se usa alguna forma de máximos y mínimos.
•  - El segundo, es en el que se aplica controles a mercancías y equipo que se produce por órdenes especiales más que para stock.
•  Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de primas primas cuyos precios varían ampliamente, y que por ello se consideran de carácter especulativo. 

CONTROL DE INVENTARIOS 

 El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de proceso en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencia, también para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencia e impedir que se acumulen existencia excesivas.

POLÍTICAS DE COMPRA

Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. 

CLASIFICACIÓN DEL PRODUCTO

En el mercado existen diferentes tipos de productos que debido a muchas características tales como sus usos, sus finalidades, entre otros, deben ser clasificados. La clasificación más utilizada en la mercadotecnia es aquella que va de acuerdo con el tipo de consumidor que los utiliza y el propósito por el que se adquiere el producto. 

PRODUCTOS DE  CONSUMO  

Bienes de consumo:   
Son aquellos bienes y servicios que un consumidor final adquiere para su consumo personal. 

* Bienes de conveniencia:   Son aquellos productos de uso común que el cliente compra con cierta frecuencia sin reflexionar mucho en su decisión, es decir, no lo compara. Se adquieren con facilidad a precio bajo. Pueden considerar los alimentos dentro de esta clasificación.

 * Bienes por impulso:   Son aquellos que sufren una compra poco planificada y que la decisión se toma en el momento de verlos. Son bienes que rara vez el consumidor va a buscar una forma específica. Es el caso de los caramelos, los chocolates, las pilas, las maquinillas de afeitar, etc. 

* Bienes de urgencia:    ejemplo, un paraguas en una lluvia o una comida preparada cuando surge un imprevisto.

PRODUCTOS   NO BUSCADOS

Bienes no buscados:
Son aquellos bienes que el consumidor todavía no sabe que desea o que ignora que pueden adquirirlos. 
 
* Productos Nuevos No Buscados:
Son aquellos que ofrecen nuevas posibilidades que no son conocidas todavía por los clientes potenciales. 

* Productos Regularmente no Buscados:
Son aquellos que nunca se buscan pero que en algún momento del tiempo pueden llegar a adquirir. Las ventas puerta a puerta tratan de colocar bienes no buscados. Por ejemplo, enciclopedias, pólizas de seguros, etc.

Productos de    comparación   :

Durante el proceso de compra el cliente suele comparar los productos según los criterios de calidad, precio y estilo. Este tipo de bienes requiere más esfuerzo y dedicación, pues es necesario más información para la comparación y la decisión final. Ej. Ropa, electrodomésticos y muebles. 

* Bienes uniformes:   Son productos percibidos como muy parecidos o iguales, pero con precios muy distintos. Es cuando el cliente discrimina los productos según el precio. Por ejemplo, los automóviles

* Bienes no uniformes:   Son aquellos que desde el punto de vista del comprador se percibieron como diferentes, por lo que se examinarán detenidamente para comprobar su calidad y conveniencia.
 

Por ejemplo, la compra de un traje de caballero. Es preferible que talle perfectamente el cuerpo al costo de éste. 
* Bienes especializados:   Son aquellos que el cliente realmente desea por lo que estará dispuesto a realizar un esfuerzo excepcional para encontrarlos. Los productos con características diferenciales importantes, prestigio o con una marca que los identifica. Ejemplo: Artículos de marca. 

PRODUCTOS    INDUSTRIALES: 

Bienes industriales   
Son aquellos que se adquieren para un procesamiento ulterior o para utilizado en la conducción de un negocio. Entre estos tenemos:   
 

* Materias Primas   
Son productos básicos utilizados para convertirlos en parte del producto. 

* Materiales   
Productos procesados ​​que pasan a formar parte del producto. 

* Componentes   
Partes que se incorporan al producto terminado sin sufrir ninguna transformación. 

* Instalaciones   
Constan de edificios y de equipo fijo. 
 
* Equipo, accesorio   
Incluye el equipo y las herramientas que se utilizan para las actividades de producción y administrativas, sin llegar a formar parte del producto terminado. 

* Servicios
Incluyen mantenimiento, reparación, investigación, o cualquier tipo de asesoría.

Se compran cuando existe una necesidad inesperada o urgente. Por ejemplo, un paraguas en una lluvia o una comida preparada cuando surge un imprevisto.

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Determinar las    clases de proveedores    que existen es esencial porque así se puede elegir con opciones son los que necesitamos para el óptimo funcionamiento de una empresa o PYME. La    clasificación de proveedores    se puede hacer atendiendo a distintos enfoques, pero sin duda la más importante es la que se refiere al tipo de bienes, de forma que distinguimos entre:   
Proveedores de productos   : proporcionar un artículo que tiene un valor monetario y satisfacen una necesidad tangible del mercado. Ejemplos: muebles, ordenadores, vehículos.

Proveedores de servicios   : el bien es intangible, pero se necesita la confluencia de otros tangibles para producirlo. Ejemplos: compañías telefónicas, de agua o electricidad. Hay quienes distinguen en dos subgrupos, los de servicios internos (con control de todo el servicio y másía con el cliente) o externos (abastecen a varios clientes y permiten mayor oferta y flexibilidad)

Proveedores de recursos   : satisfacen las necesidades de fuentes de carácter económico de una empresa, básicamente de    créditos   , socios o capital. Ejemplos: entidades financieras, prestamistas, cooperativas o autoridades.

Sin embargo, si   queremos hablar   tener una idea más exacta de las    clases de proveedores   , es necesario también de los que hay según su papel en el proceso de compras. Este punto es importante porque cualquier compra que realiza una empresa tiene que quedar contabilizada en su cuenta de proveedores, siempre que tenga relación directa con el objeto social de la empresa. La clave es que lo normalizado, según los tratados del mercado internacional, es que toda adquisición se haga tras estudiar 3 cotizaciones. Así encontramos:

• Proveedores normales   : no forman parte del registro de proveedores (los que están obligados a hacer esas 3 cotizaciones).
• Proveedores confiables   : aquellos que son prioritarios que mantienen la empresa porque reúnen características que son esenciales para nuestro proyecto. Eso hace que no necesitemos más de una cotización.
• Proveedores específicos   : abastecen de unos productos tan especiales que no es fácil encontrar sustituto en el mercado.
• Proveedores de convenio   : se firma con ellos un contrato de prestación de servicios, lo que hace que no se necesiten cotizaciones durante el tiempo de vigencia de ese acuerdo.

TIPOS DE COMPRAS

Compra compleja   : Este tipo de compra se lleva a cabo en productos con precios altos. El cliente se asegura y se informa muy bien de las características del artículo antes de decidir la compra, por lo que   se trata de una decisión basada totalmente en el conocimiento   . De ahí la importancia de que conozcas perfectamente los atributos de los productos que vendes.

Compra impulsiva:   Como su propio nombre lo describe, esta compra se realiza por impulso natural, con poca o nula meditación, por ejemplo, justo en el momento de pagar. Ten un buen surtido de productos de impulso en el mostrador, la mayoría de los clientes no se resiste a un dulce o chocolate. 

                                                

Compra por descarte:   Este tipo de compra es la que se realiza al eliminar productos por el precio, por la marca, o por ambas al mismo tiempo, algo que ocurre hasta que el cliente se decide por uno.

Compra habitual:   La costumbre y la inercia son las que dirigen la acción de los consumidores. No se trata de un cliente exigente, sino de un individuo que va a una tienda y elige un artículo que le parezca familiar, ya sea por haberlo visto en algún medio publicitario o en poder de un conocido. Por lo general, se trata de productos de uso cotidiano.

Compra variada:   Esta compra es aquella en la que el cliente prueba diferentes marcas para no aburrirse de la misma, así que no invierte tiempo en ese tipo de compra.

TIPOS DE CONTRATO

Contrato temporal

Contrato de obra o servicio determinado

Contrato eventual por circunstancias de la producción  

Contrato de interinidad

Contratos temporales incentivados 

Contrato de relevo

                                                     

 

TIPOS DE NEGOCIACIÓN 

GANAR-PERDER:   Suceden cuando te importa muy poco lo que piensa la otra persona. (Persona A gana y B pierde). 

PERDER-GANAR:   (Persona B gana, persona A pierde). 

PERDER-PERDER:   Ambas partes pierden, por lo tanto, generan discusiones entre si. 

NO HAY ACUERDOS:   Las dos partes piensan diferente, es imposible llegan a un acuerdo. Quedan puertas abiertas y no es una mala decisión.

SOLUCIÓN DE COMPROMISO:   Obtienen algo, pero no lo que buscaban. Uno pide una cosa, el otro pide otra y al final las dos partes obtienen algo de lo que querían, pero no todo.

GANAR-GANAR:   Se basa en encontrar una tercera vía, pues de esa manera ambas partes ganan. Tiene que ver mucho la empatía.

PRESUPUESTO DE COMPRAS

Las materias primas o materiales directos en inventario que una empresa debe comprar durante cada período presupuestario. La cantidad indicada en el presupuesto es la necesaria para garantizar suficiente inventario disponible para cumplir con los pedidos de productos de los clientes

Este presupuesto difiere del presupuesto de ventas o de gastos, porque el objetivo del presupuesto de compras es determinar los requisitos de la organización para la compra de materiales en el inventario. El presupuesto de compras permite determinar cuánto dinero y cuántos productos se necesitan para alcanzar los objetivos deseados