OPERACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El área de compras / administración de abastecimiento de materiales requiere una amplia variedad de procedimientos de operación estándar para realizar las actividades diarias normales. El proceso de compras está ligado estrechamente a casi todas las otras funciones incluidas en una organización y también con el medio externo, creando una necesidad de sistemas completos de información.

ETAPAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

1. Reconocimiento

La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer los requisitos individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de materiales al departamento de almacén. 

2. Descripción exacta de la mercancía requerida.

No se puede esperar que algún comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el usuario de departamento.  Por esta razón, es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o del servicio objeto de la requisición.

- Solicitud de compra

Después de decidir si se compra, se debe redactar mediante una solicitud llamada requisición de compra que tiene como objetivo, solicitar al departamento de compras la adquisición de un requerimiento para la empresa.

3. Determinación de las posibles fuentes de abastecimiento

fase empieza desde el momento en que se autoriza la compra y el auxiliar de Compras o el comprador empieza a buscar proveedores, son cinco las características de esta fase:

· Seleccionar proveedores

· Comunicarse con los proveedores

· Solicitar cotización

· Analizar y elaborar un cuadro comparativo

· Seleccionar al proveedor al que se le hará el pedido

2. 4. Determinación del precio y los términos.

E Esta fase del proceso de las compras, es donde se les solicitan a los diferentes proveedores la cotización de lo que se requiere en la empresa, especificando todos los datos necesarios para seleccionar la mejor cotización de acuerdo con nuestros requerimientos, se debe empezar con base en variables entre las que destacan:

   Descripción del artículo

· Cantidad y precio por unidad

· Garantía

· Condición de pago

· Fecha de entrega

· Servicio y transporte

5. Entregar la orden de compra o pedido al proveedor

6. Dar seguimiento a la orden de compra

Es quizás una de las obligaciones más importantes del comprador, ya que en ella radica que el o los artículos adquiridos lleguen a tiempo y no se tenga que recurrir a pedidos de emergencias, entre las que destacan ciertas variables que le darán a esta fase el carácter de importante:

· Cumplir con las fechas y condiciones de entrega

· Reservar lugar en el almacén

· Informar a contabilidad, cuentas por pagar y al solicitante que llegará lo solicitado

· Avisar a control de calidad el día y la hora en que llegará lo solicitado, para su inspección

7. Recepción e inspección de los artículos.

Esta fase del proceso de compras nos indica lo necesario que es recibir e inspeccionar lo solicitado, se realiza en coordinación con el departamento de control de calidad y almacén, la responsabilidad es de compras, pero si el producto recibido no pasa las especificaciones solicitadas, será rechazado.

8. Liquidación de la factura y pago al proveedor.

Las facturas a revisión son recibidas por la empresa, generalmente es cuentas por pagar la que se encarga de esta función, pero es responsabilidad de compras dar el visto bueno de qué es lo que se solicitó y que ya se recibió, y que la factura contenga los datos y los documentos que se solicitan en la orden de compra o el pedido, asimismo, es obligación del área de compras ver que el cheque salga a tiempo y se le entregue al proveedor.

9. Autorizar el pago al proveedor

Como resultado de todas las labores administrativas la obligación del comprador es estar pendiente de que el check del proveedor salga y se le entregue a tiempo, esto con el fin de que en la siguiente compra que se haga al proveedor, sea rápida y expedita.

10. Controlar los materiales e inventarios

Esta fase del proceso de compras no es su obligación, pero existe la variable en empresas de que el comprador lleva los controles de inventarios, para que nunca falten las materias primas o los insumos. Es el comprador que de manera constante vigila los inventarios y ordena el requerimiento.

11. Efectuar devoluciones al proveedor, solo si es el caso

Cuando los artículos adquiridos no cubren las especificaciones, o se reciben en mal estado, es obligación del área de compras devolver al proveedor lo que llegó fuera de especificaciones, tomando nota de lo sucedido para tomar medidas para en lo sucesivo no solicitar al proveedor de referencia nuevos insumos o las materias primas necesarias para el funcionamiento de la empresa.

 

PROCESOS DE COMPRA (PROCUREMENT) 

Hasta las compras que se hacen por impulso y pueden parecernos automáticos seguir un proceso de decisión por parte del cliente, si bien este será más abreviado que normalmente, y del mismo modo habrá compras que implicarán una mayor reflexión de lo habitual.

Y es que comprar un producto o contratar un servicio supone pasar por distintas fases o etapas que pueden variar en cada caso, desde un primer reconocimiento de la necesidad hasta la búsqueda de información, posibles alternativas hasta la misma decisión de compra y la evaluación final de producto o servicio adquirido para nosotros o para otra persona.

A estas etapas los expertos en marketing las denominadas fases del proceso de decisiones. Son fases generalmente aceptadas que dividen el proceso de decisión del comprador en las siguientes 5 etapas

 

1. Reconocer la necesidad / tener conciencia del problema.

Es la fase en la que los consumidores comienzan a reconocer tener una necesidad que satisfacer y, por tanto, comienzan a contemplar la compra de productos que la satisfagan.

2. Buscar información.

El consumidor entra en la fase de búsqueda de información para saber cómo satisfacer sus necesidades y canalizar sus deseos.

3. Evaluar distintas opciones.

Una vez el consumidor tiene suficiente información sobre los diferentes tipos de que hay, empieza ya a evaluar las diferentes alternativas. Se centra ya en comparar modelos de una misma categoría, prestaciones, precio… Evalúa todas las características del producto para acabar de decidir si el paso de comprar o no, y qué comprar.

4. Decisión de compra.

Es la fase final, en la que la persona toma la decisión definitiva de si compra o no el producto, qué marca y modelo, dónde, y en qué condiciones de pago.

5. Evaluar el producto o servicio.

Ya se ha ejecutado la compra, sin embargo, el comportamiento post-compra del consumidor se considera que forma parte del proceso de compra. Porque en función de su satisfacción o insatisfacción sobre el producto adquirido repetirá la compra, incidirá con sus opiniones en la decisión de compra de otros compradores. 

·