IMPLEMENTACIÓN DE TIC EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

    INTEGRACIÓN DE TIC EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) son cada vez más usadas para el apoyo y automatización de todas las actividades de las empresas. Gracias a ellas, las organizaciones han obtenido importantes beneficios, entre los que caben mencionar la mejora de sus operaciones, afluencia de una mayor cantidad de clientes, la optimización de sus recursos, la apertura a nuevos mercados, un conocimiento más profundo acerca de las necesidades de la clientela para brindarles un servicio de mejor calidad y una comunicación más fluida, no sólo con sus empleados sino también con sus clientes y proveedores. En palabras, las TIC les permiten lograr pocas mejoras en eficiencia. (ANIEL, 2013). 

COMERCIO ELECTRÓNICO

El e-commerce o comercio electrónico es una disciplina que consiste en la digitalización o incorporación de las tecnologías al proceso de compra y venta de productos, bienes y servicios de manera online usando como medio de pago diversas formas como tarjetas de crédito y otros medios más sofisticados como billeteras electrónicas o e-wallets.

         Etapas para elaborar un comercio:

(COMERCIO ELECTRÓNICO = E-COMMERCE)

       Fase 1: Difusión   
La Marca debe tratar de alcanzar de la manera más eficiente posible a su público target o target para lo cual dispone de un variado set de herramientas digitales y también del mundo tradicional entre estas:
· Grado de conocimiento y recordación de la marca .
· URL amigable y relacionada con la marca.
· Estrategia de email marketing eficiente en donde se desarrolló una política de envío, se cuente con una base de datos actualizada, saludable y que tenga el permiso de los usuarios para ser contactados este canal.
· Campañas pagadas que promuevan las ofertas y atraigan audiencia hacia el sitio.
· SEO o capacidad de aparecer muy bien rankeado en el buscador es otra de las grandes posibilidades de atracción de flujo de tráfico hacia la página web.

  Fase 2: Venta

La marca debe tratar de alcanzar de la manera más eficiente a los clientes potenciales proveyendo de una experiencia de navegación sencilla e intuitiva. En esta fase se produce la selección de productos, los que se guardan típicamente en un carrito de compra para luego pasar a la fase de pago.

La pérdida de usuarios que se va produciendo se grafica en los llamados funnels o embudos que reflejan el rendimiento del proceso. Un ejemplo de funnel se puede ver en la siguiente figura.

Los sitios web de comercio electrónico en general son bastante complejos porque a diferencia de los sitios informativos requieren de variadas bases de datos que soportan su operación.

Fase 3: Distribución

Se debe asegurar que la experiencia de compra en la web sea eficiente también en el mundo real. Para esto es necesario una red de distribución propia o tener un partner especializado que lleve los productos al domicilio del cliente de manera rápida, confiable y exitosa.

Fase 4: Posventa

Se debe asegurar que culmine con éxito el ciclo del comercio electrónico. Para ello hay que abordar cualquier contingencia que pueda producir una vez que el usuario reciba el producto.

  

      Básicamente se trata de realizar todos los procesos vinculados con proveedores, como son compras, recepción, suministro y pago de los productos que utilizamos Internet como medio.
Contratación electrónica es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos que utilizan Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor.
Mediante esta tecnología tanto proveedor como cliente tienen la información en tiempo real tanto de necesidades del cliente como estado de los pedidos por parte del proveedor. Simplifica enormemente todos los procesos de gestión de inventarios y stock.
Primero:
U Una traducción literal, el resultado es: adquisiciones.La adquisición en el sentido básico es la compra de cosas, pero la adquisición para una empresa es un término mucho más complejo. La adquisición para una empresa es: 

1. Es la compra de bienes o servicios,
2. De la calidad correcta
3. La cantidad adecuada 
4. En el tiempo requerido 
5. Del mejor proveedor. 

6    6. Con términos óptimos.

     Compra automática: Ocurre con los proveedores con los que ya existe una relación sólida y continuada en el tiempo. Entre las partes, hay establecido un contrato maestro que permite que una gama de bienes o servicios sean suministrados a precios fijos y con términos establecidos y consensuados. Permite la agilización del proceso de compras y todo fluye entre proveedor y empresa compradora.
Gr Cuandes compras. La adquisición ocurre a través de un proceso de licitación o subasta. Por tanto, la compra en este caso es un proceso formalizado, escalonado y parametrizado en el que un número de proveedores responde a un anuncio solicitando un servicio o grupo de productos y las etapas que van en este proceso son:
       Envío o un cuestionario previo a todos los proveedores interesados. Hace preguntas sobre la idoneidad del proveedor. Son preguntas sobre el tamaño y la fiabilidad de la empresa y el tipo de productos que ofrece.
Filtradas las respuestas del PQQ se ejecutará una elección de un pequeño grupo de empresas a las que se solicitaron licitar para el trabajo.
A continuación, se envía un RFP (Request For Proposal) a estos proveedores. Una RFP es un documento formal que detalla los bienes y servicios requeridos, así como cuándo se entregarán. Incluye sus términos y condiciones, además de información adicional sobre el proyecto.
Los proveedores crean propuestas que responden a las necesidades de la RFP.
A continuación, se revisan y evalúan para encontrar el mejor proveedor potencial. Luego sigue un período de negociación hasta que los términos, condiciones y precios resultantes se firmen en un contrato formal.

ERP

Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning - Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. 

Consiste en el proceso de selección de proveedores está cambiando desde d entro de todo el ciclo de compras y para cada producto se pueden definir y controlar las siguientes variables:

 Una o dos unidades con equivalencia fija definida o variable (por ejemplo, uds./kg)

 Control de lotes

Control de ubicaciones

Control de fechas de caducidad

Asignación de centros de costes, desde la ficha de artículo y en cualquier punto del ciclo de compras.

Pedidos:

Homologación de artículos por proveedor

Es posible marcar las materias primas críticas, de forma que sólo pueden comprarlas si los proveedores están homologados para las mismas

 Bloqueo automático si el proveedor no está homologado para el artículo.

Control de caducidad registro sanitario

 Gestión de divisas.

Control de riesgos para gestionar proveedores alternativos.

 Proyección de stocks previstos en fechas futuras, para calcular plazos de entrega.

Descripciones alternativas de artículos por proveedor y por idioma.

Precios particulares por proveedor, artículo, familias de proveedores, familias de artículo y la combinación de todas ellas.

Promociones de artículos por todos los criterios anteriores durante un intervalo de fechas.

Asignación de centro de costes por pedido o por línea de pedido.

Agencia de transportes y condiciones de envío.

Fechas de entrega por línea de detalle.

Hasta 3 descuentos en cascada.

Dos unidades definibles por el usuario en función del producto, con equivalencia fija o variable.

Informes por proveedor, por artículo, por estado, etc.

Albaranes:

Bloqueo automático si el proveedor no está homologado para el artículo.

 Gestión de divisas.

Creación de albaranes a partir del pedido.

Asignación a centros de costes por albarán o por línea de albarán.

Descripciones alternativas de artículos por proveedor y por idioma.

Precios particulares por proveedor, artículo, familias de proveedores, familias de artículo y la combinación de todas ellas.

· Promociones de artículos por todos los criterios anteriores durante un intérvalo de fechas.

· Agencia de transportes y condiciones de envío.

· Gestión de lotes y fechas de caducidad según tipo de producto.

Stocks por almacén y ubicación.

· Trazabilidad desde la compra de la materia prima, la fabricación con infinitos niveles de semielaborados, hasta la venta al cliente del producto acabado.

· Hasta 3 descuentos en cascada.

· Dos unidades definidas por el usuario en función del producto, con equivalencia fija o variable.

· Informes por proveedor, por artículo, por estado, etc.

· Creación automática de etiquetas de códigos de barras para cada línea de albarán.

Facturas:

· Creación de facturas directas.

· Serie de facturación.

· Generación de múltiples efectos a pagar en función de las condiciones de pago.

· Contabilización instantánea con corrección automática, en caso de modificar o borrar la factura.

· Libro de IVA de facturas recibidas.

· Creación del modelo 340 de facturas recibidas.

· Informe resumen de bases de tipos de IVA de compras.

Gestión de efectos a pagar:

· Uniones y divisiones de efectos con trazabilidad.

· Uniones y compensaciones de efectos de cliente y proveedor para un único tercero.

· Contabilización instantánea del movimiento contable resultado de una operación con efectos con corrección automática, en caso de modificaciones.

· Asignación de costes.

· Generación de cartas de pago, talones y pagares listas para su tramitación postal.

· Remesas a pagar electrónicas.

Informes por cuentas de cancelación, formas de pago y vencimientos.